Kommunernas benchmarkinggrupp på IT-området

En ny benchmarkinggrupp på IT-området har gett 23 danska kommuner en unik möjlighet att effektivisera sin IT-användning. Genom benchmarkinganalyser har de fått en plattform för bättre dialog med den högsta ledningen och genom att utbyta erfarenheter med varandra har de fått möjlighet att utvärdera sin egen och andras ITanvändning för att se vilka åtgärder som fungerar och vilka som inte gör det.

Effektivisering är onekligen på tapeten i den offentliga sektorn. Kommunsammanslagningen är kanske ett av de tydligaste exemplen på detta. Det har lett till ett förnyat intresse för konceptet ”Den effektiva kommunen” (DEK). Konceptet har funnits i ungefär 4 år och går ut på att kommuner samlas i grupper inom ett visst fackområde för att utveckla och effektivisera verksamheten genom utbyte av erfarenheter och benchmarking: Medlemmarna utvärderas, jämför sina resultat och utväxlar därefter erfarenheter och idéer. För närvarande finns det 6–8 aktiva benchmarkinggrupper.

IT-benchmarkinggruppen

En av grupperna är IT-benchmarkinggruppen som för närvarande omfattar 23 kommuner. Huvudsyftet med IT-gruppens samarbete är att ge kommunerna möjlighet att utifrån några fastställda parametrar utvärdera och jämföra sin IT-användning med andra gruppmedlemmar.
Projektet med att starta en benchmarkinggrupp på IT-området tog fart på allvar under 2006 och leddes av det danska IT-företaget KMD. Under våren 2006 hade man samlat kommunerna Gentofte, Hedensted, Svendborg, Frederiksberg, Hvidovre, Hørsholm och Vallensbæk som alla var mycket intresserade av projektet.

KMD valde att samarbeta med IT Optima när det gällde att samla in data och göra benchmarkinganalyser åt de intresserade kommunerna. IT Optimas stora erfarenhet av benchmarking inom IT, både i det offentliga och i det privata näringslivet, och KMD's omfattande kunskap på det kommunala området utgjorde grunden för samarbetet, där IT Optima främst tar hand om analysen medan KMD sköter själva gruppverksamheten samt marknadsföring och dylikt.

Under 2007 genomförde vi en liknande mätning hos 4 kommuner och en specialmätning inom skolområdet med 5 kommuner. Under 2008 har 15 kommuner genomfört benchmarking som en samlad grupp.

Lägesbedömning, ny kunskap och bättre dialog

Benchmarkinganalysen har gett kommunerna en bra grund för att ompröva sin ITstrategi. Från kommunalt håll sägs några av de största fördelarna med analysen och det åtföljande samarbetet ha varit följande:

• Man har fått ny information eller ny insikt om sin egen IT-användning, till exempel när det gäller hur nöjda användarna är. Dessa nya insikter har dessutom gett upphov till nya analyser och insatser.
• I många fall har man fått bekräftelse på att åtgärder som vidtagits i enskilda kommuner har varit riktiga. Man har alltså använt analysen som en slags lägesbedömning av sin IT-användning och av tidigare gjorda insatser på IT-området.
• Analysen och de rapporterade resultaten har blivit en plattform för bättre dialog med den högsta ledningen. Det är viktigt att det finns en koppling mellan IT och affärsverksamheten och att det finns ett intresse för IT även från den högsta ledningens sida. I det sammanhanget upplevde man på kommunernas IT-avdelningar att analysen var ett särskilt bra verktyg för dialog mellan ITavdelningen och den högsta ledningen.

Analysen – och de åtföljande initiativen

Kommunerna har valt att använda IT Optimas analys som en standardlösning med mycket få anpassningar: ”Med tanke på IT Optimas ledande position på området och deras stora erfarenhet av IT-analyser, både i det privata och i det offentliga, ansåg vi från KMD's sida att IT Optimas analys var den bästa på området” säger Sune Dybdal, managementkonsult på KMD, om samarbetet. I analysen mätte man bland annat områden som användarnöjdhet och omkostnader för spilltid och slutanvändare.

Resultatet av analysen presenterades först på ett enskilt presentationsmöte hos var och en av de deltagande kommunerna. Kommunernas resultat lades fram – och jämfördes i förhållande till benchmark. Därefter höll man ett seminarium för samtliga deltagande kommuner, där man gjorde mer övergripande jämförelser – vilken kommun klarade sig bäst, på vilka analysområden och varför? Ute i de enskilda kommunerna arbetar man nu vidare med resultaten av analysen och utifrån dessa tar man initiativ på olika områden – till exempel kortare svarstider i ITsupporten, kompetensutveckling hos både IT-användare och IT-personal och dylikt.

Denna första analys hos kommunerna ska tillsammans med kommande analyser under 2007 och 2008 fungera som en löpande process som ger kommunerna möjlighet att se om åtgärderna har haft effekt. Arbetet i benchmarkinggruppen är också långt ifrån över. Det första seminariet ledde till en rad initiativ för att ta vara på de möjligheter som hade framkommit under analysen av kommunerna. Man har etablerat nätverk, utbytt kunskaper mellan kommunerna och funnit gemensamma teman som man skulle vilja lära sig mer om tillsammans – och av varandra. Bland annat har man planerat att anordna temadagar, där olika teman belyses genom exempelvis föredrag och diskussioner. Dessutom ska resultaten av analyserna framöver fungera som underlag för en konstruktiv dialog kommunerna emellan.

Gruppkonceptet

Många danska företag låter redan göra benchmarkinganalyser på till exempel IT-området. En hel del deltar även i Erfa-grupper och annat erfarenhetsutbyte med andra företag. Det som gör kommunernas benchmarkinggrupper till ett helt unikt koncept är att alla medlemmar får genomgå samma analys vid precis samma tidpunkt – och får därmed en helt enastående gemensam grund för utbyte av kunskaper och erfarenheter. Idén är utformad för kommuner, eftersom kommunernas verksamheter är så likartade, men skulle med vissa justeringar även kunna användas i det privata näringslivet.

Benchmarking tvärs över Öresund

Nästan samtidigt som IT Optima genomförde IT-mätning av de 15 danska kommunerna, genomfördes en motsvarande mätning hos 5 svenska kommuner. Det betyder, att det nu finns möjlighet till benchmarking tvärs över Öresund - svenska kommuner mot danska kommuner och omvänt.