Dong Energy - fokus på medarbetarnas synpunkter i ny IT-strategi

Sex olika IT-avdelningar med sex olika kulturer och tillvägagångssätt ska hädanefter fungera som en enhet. Sex olika affärsprocesser och tillämpningar ska med tiden integreras för att användas i en och samma koncern. Dessutom ska personalen i de sex olika organisationerna helst inte känna att IT-användningen i deras dagliga arbete påverkas negativt av ovanstående strukturförändringar.

Det här är några av de problemställningar som DONG står inför under 2006 till följd av att de sex danska energibolagen DONG, Elsam, ENERGI E2, NESA, Københavns Energis el-aktiviteter och Frederiksberg Forsyning i år gick samman och tillsammans bildar det nya DONG Energy. Under de kommande 3–5 åren står koncernen inför en enorm IT-relaterad och IT-organisatorisk förändringsprocess i samband med att de sex bolagen slås samman och integreras i ett gemensamt energibolag.

Hur ser man då till att IT-avdelningarna vid en sammanslagning som har beskrivits som ”kanske den mest krävande fusionen på dansk mark” integreras och stöder den nya koncernen på bästa sätt? Utöver ovanstående problemställningar har man på DONG Energy identifierat en lång rad utmaningar för att nå de mål som anges i koncernens nya IT-strategi. De omfattar bland annat följande

• Att se till att affärsprocesserna störs så lite som möjligt vid sammanslagningen  och att det ges optimalt affärsstöd efter sammanslagningen
• Att eliminera överlappande/överflödiga affärsprocesser och affärstillämpningar
• Att stödja en effektiv och säker integrering av data i hela DONG Energy
• Att se till att ERP-systemen utnyttjas optimalt

För att lyckas med IT-strategin och styra förändringsprocessen proaktivt har det varit viktigt för DONG Energy att involvera medarbetarna i processen så att de förstår nödvändigheten och innebörden av förändringarna. Konkret har man valt att genomföra sammanlagt fyra benchmarkinganalyser av IT-systemet – en om året från hösten 2006 till hösten 2009.

Analysen

Analyserna utförs av IT Optima, som även tidigare har gjort analyser för bolagen DONG, Elsam, NESA och ENERGI E2, och med DONG Energys nya benchmarkinginsats har samtliga avtal gjorts om till ett gemensamt koncernavtal. IT Optima använder standardiserade benchmarkinganalyser för att belysa de viktigaste IT-systemens användning och effektivitet, vilket bland annat ger DONG Energy tillgång till följande:

• En övergripande lägesrapport över hur nöjda användarna är, däribland en bedömning av strategi och partnerskap, förändringsförmåga och förändringsvilja, Service Desk mm.
• Dokumentation över i vilken utsträckning verksamheten, IT-personalen och IT-ledningen bedömer att målen uppfylls
• Information om vilka användare/avdelningar som är nöjda och vilka som behöver extra uppmärksamhet
• Prioritering – löpande fördelning av medarbetare (affärer och IT) till drift kontra projekt
• Ett verktyg för att uppmärksamma ”onödig” missnöjdhet bland användarna
• Garanti för att användarnas vardag fungerar under förändringsprocessen så att de kan utföra sitt dagliga arbete
• Försäkran om att förändringarna förankras hos användarna

Användarundersökningen ”DONG Energy IT Survey 2006” är en central del av analysen och ska bland annat visa om medarbetarna är nöjda med IT-systemen på DONG Energy. Undersökningen omfattar 1 400 IT-användare som noga valts ut för att få ett representativt urval av alla platser, centrala system och affärsområden. I användarundersökningen ska deltagarna svara på hur de upplever support, drift och information på IT-området. Dessutom ska de bedöma hur väl IT-systemen stöder de uppgifter som ska lösas i det dagliga arbetet.

”Det är viktigt att vi hela tiden har en bild av hur användarna uppfattar den service vi erbjuder dem. På så sätt kan vi bli bättre på att tillfredsställa användarnas behov”, säger koncernens IT-chef, Michael Moesgaard.

Vid en sammanslagning är användarundersökningen – och en aktiv användning av resultaten
– ett ovärderligt verktyg för att hålla medarbetarna informerade om processen och se till att kommunikationen fungerar mellan IT-avdelning, ledning och företagets övriga anställda:

”Vi hoppas att undersökningsdeltagarna kommer att komma med konstruktiva synpunkter
som vi kan använda för att bli ännu bättre på att leverera bra lösningar för IT-användarna på DONG Energy”, säger Michael Moesgaard.

Under implementeringsfasen sätts företagets strategi verkligen på prov och en förutsättning för att implementeringen ska lyckas är att strategin förmedlas till medarbetarna på ett effektivt sätt. Att DONG Energy har valt att göra en löpande IT-analys med fyra analyser under en fyraårsperiod är viktigt för de anställdas medverkan. Med en analysprocess som sträcker sig över flera års tid kan man upprätthålla motivation och fokus hos både ledning och anställda och därmed avsevärt öka utsikterna att lyckas med IT-strategin.