Contract Management - vellykket samarbejde med incitamenter

Har I outsourcet hele eller dele af it-driften i jeres virksomhed - eller benytter I leverandører til andre forretningskritiske ydelser? Så er det måske en forventning om reducerede it-omkostninger, øget it-performance eller højere effektivitet, der har fået jer til at træffe beslutningen. Men ved I, om I er på vej til, eller allerede får, det optimale ud af jeres aftale? 

Strategisk planlægning og værdiskabelse

Effektiv Contract Management drejer sig om mere end blot traditionel håndtering af kontrakter. Det drejer sig i høj grad også om strategisk planlægning og værdiskabelse i virksomheden. Der foreligger sandsynligvis en udførlig og formaliseret kontrakt mellem jer og jeres it-leverandør og I har sikkert også dækket jer ind med advokatbistand, hvis det går galt målt på de hårde facts. Men I er med stor sandsynlighed ikke dækket ind for at få et godt og udbytterigt samarbejde samt tilfredshed!

Erfaringer med traditionelle styremodeller og samarbejdsaftaler viser, at disse sjældent er udviklet til at dække alle de grænseflader og relationer, som i praksis kommer til at afgøre om samarbejdet mellem kunde og it-leverandør bliver en succes. Hvis samarbejdet mellem kunde og it-leverandør ikke fungerer optimalt, går det ud over kvaliteten af den ydelse, der leveres og dermed også omkostningsniveauet, og så er målet med ydelsen ikke nået.

Fordele og udbytte ved at indføre en Contract Management-model

Ofte fokuseres der i en outsourcingaftale på målbare områder som serviceniveauer, volumen, svartider, osv., mens oplevelsen af leverandørens engagement og evne til at levere en ydelse sjældent er formaliseret i aftalen. En Contract Management-model, som tager udgangspunkt i såvel kundens som it-leverandørens forventninger til samarbejdet, kan derfor være en fordel. Her kan IT Optima hjælpe...

Ved hjælp af en række analyser kan vi give svar på centrale spørgsmål indenfor økonomi og performance i it-leverancerne, som fx:

• Reageres der proaktivt i forbindelse med ændringer eller problemer i it-driften?
• Hvordan prioriteres indsatsen, så der opnås mest mulig værdi for pengene?
• Hvordan er it-omkostninger og -performance sammenlignet med tilsvarende virksomheder? 

Komplettering med incitamenter

I traditionelle samarbejdsaftaler fokuserer man typisk på at gardere sig i tilfælde af, at it-leverandøren ikke overholder den indgåede aftale - og her er advokaten den oplagte samarbejdspartner. IT Optimas Contract Management-model åbner op for muligheden for også at belønne it-leverandøren, såfremt de aftalte mål nås. Det giver it-leverandøren et åbenlyst incitament til at indgå i et konstruktivt samarbejde med kunden og hele tiden levere en god ydelse.

Hvordan etableres en incitamentsmodel?

Når kunde og leverandør har aftalt mål for et antal vigtige nøgletal, kan der etableres en incitamentsmodel. Leverandøren kan tildeles bonuspoints når resultatet viser, at målet for de aftalte nøgletal er opfyldt - helt eller delvist. Ved at akkumulere opnåede bonuspoints i løbet af aftaleperioden, kan leverandøren kvalificere sig til fx. endnu et aftaleår eller en bonusbetaling.