Kommunernes IT-benchmarkklub

Med en ny IT-benchmarkklub har mere knap 40 danske kommuner fået et unikt grundlag for at arbejde med en effektivisering af deres IT-anvendelse. De har med benchmarkinganalyser fået en platform for bedre dialog med topledelsen, og de har i erfaringsudveksling med hinanden fået mulighed for at gøre status på deres egen og andres IT – og se hvilke tiltag der virker, og hvilke der ikke gør.

Effektivisering er i høj grad på agendaen i den offentlige sektor – med kommunesammenlægningen som måske et af de tydeligste eksempler. Det har skabt fornyet interesse for konceptet ”Den effektive Kommune” (DEK). Konceptet går ud på, at kommuner samles i klubber indenfor et givent fagområde for at udvikle og effektivisere på basis af erfaringsudveksling og benchmarking: Medlemmerne benchmarkes, sammenligner deres resultater, og på denne baggrund udveksler man erfaringer og idéer.

IT-benchmarkklubben

En af klubberne er IT-benchmarkklubben, som på nuværende tidspunkt tæller mere knap 40 kommuner. Medlemmerne her har deltaget enten i DEK SIP, som dækker IT på skoleområdet og/eller DEK TIP, som dækker resten af kommunens IT-anvendelse. Hovedformålet med IT-klubsamarbejdet er at give kommunerne mulighed for at få vurderet deres IT-anvendelse ud fra nogle fastlagte parametre og blive benchmarket imod andre klubmedlemmer.

Projektet med at starte en benchmarkklub på IT-området tog for alvor fart i løbet af 2006, med KMD som iværksætter. Til at indsamle data og foretage benchmarkinganalyser for de interesserede kommuner valgte KMD at samarbejde med IT Optima. Med IT Optimas store erfaring med benchmarking af IT i både det offentlige og det private erhvervsliv samt KMDs omfattende viden om det kommunale område, forelå grundlaget for et samarbejde, hvor IT Optima primært tager sig af analysen, og KMD af selve ”klub-driften” samt markedsføring o.lign.

Statusmåling, ny viden og en bedre dialog

Benchmarkinganalysen har givet kommunerne god basis for en revision af deres IT-strategi, og blandt kommunerne nævnes som nogle af de største fordele ved analysen og det efterfølgende samarbejde:

Man har fået ny information, eller en ny erkendelse af sin egen IT-anvendelse, for eksempel vedr. brugernes tilfredshed. Disse nye erkendelser har endvidere givet anledning til nye analyser og indsatser.

Man har i mange tilfælde fået dokumentation for at tiltag man har gjort i den enkelte kommune har været rigtige. Man har altså brugt analysen som en slags statusmåling på sin IT – og de indsatser man tidligere har foretaget på IT-området.

Man har med analysen og resultaterne heraf fået en platform for bedre dialog med topledelsen. Det er væsentligt at IT og forretning hænger sammen, og at der er en interesse for IT også fra topledelsens side. I den forbindelse oplevede man i kommunernes IT-afdelinger, at analysen var et særdeles godt værktøj for dialogen mellem IT-afdeling og topledelse.

Analysen – og de efterfølgende initiativer

Kommunerne har valgt at anvende IT Optimas analyse som en standardløsning med meget få tilpasninger: ”Grundet IT Optimas førende position på området og deres store erfaring med IT-analyser både i det private og det offentlige, anså vi fra KMD's side IT Optimas analyse som værende en best practice på området”, udtaler Sune Dybdal, management konsulent fra KMD, om samarbejdet. I analysen målte man blandt andet på områder som: Bruger-tilfredshed, spildtids- og slutbrugeromkostninger.

Analysens resultater bliver først præsenteret på en fælleskonference for alle de deltagende kommuner, hvor man foretog mere tværgående sammenligninger – hvem er ”Best in Class” på hvilke analyseområder og hvorfor?

Efterfølgende holder KMD et individuelt præsentationsmøde hos hver af de deltagende kommuner. Her fremlægges kommunens resultater – og der sammenlignes i forhold til benchmark.
Ude i de enkelte kommuner arbejdes nu videre med analysens resultater, og på baggrund af disse iværksættes initiativer på forskellige indsatsområder – for eksempel nedsættelse af svartider i IT-supporten, kompetenceudvikling hos både IT-brugere og IT-medarbejdere o.lign. Resultatet heraf skulle så gerne kunne ses i næste analyse.

Klubkonceptet

Mange danske virksomheder får allerede foretaget benchmarking-analyser for eksempel på IT-området – og en hel del deltager også i ERFA-grupper og anden erfaringsudveksling med andre virksomheder. Det, som gør kommunernes benchmarkklubber til et helt unikt koncept, er at her får alle medlemmerne foretaget samme analyse på præcis samme tidspunkt – og får derved et helt enestående fælles grundlag for videns- og erfaringsdeling. Idéen er oplagt i kommunesammenhæng, da kommunernes virksomhed er så ensartet, men kunne også med visse justeringer anvendes i det private erhvervsliv.

Benchmarking på tværs af Øresund

Næsten samtidig med at IT Optima har gennemført IT-målinger i de danske kommuner, er der gennemført en tilvarende måling i svenske kommuner. Det betyder, at man nu også mulighed for at benchmarke på tværs af Øresund – svenske kommuner mod danske kommuner og omvendt.