Fokus på medarbejdernes synspunkter i ny IT-strategi
Seks forskellige IT-afdelinger med seks forskellige kulturer og vaner, der fremover skal fungere som én enhed. Seks sæt forretningsprocesser og applikationer der med tiden skal integreres til at understøtte én koncern. Og medarbejdere i seks forskellige organisationer, der helst ikke skal føle at ovenstående strukturændringer påvirker IT-understøttelsen af deres daglige arbejde i negativ retning.
Ovenstående er nogle af de problemstillinger man i DONG Energy stod overfor i 2006, efter at de seks danske energiselskaber DONG, Elsam, ENERGI E2, NESA, Københavns Energis el-aktiviteter og Frederiksberg Forsyning blev fusioneret. Tilsammen danner de nu DONG Energy. Koncernen står i de næste 3-5 år overfor en enorm IT-relateret og -organisatorisk forandringsproces i forbindelse med sammenlægning og integration af de 6 selskaber til ét samlet energiselskab.
Hvordan sikrer man ved en sammenlægning, som er blevet beskrevet som den ”måske mest krævende fusion på dansk jord”, at IT-afdelingerne integreres og understøtterden nye koncern på bedst mulige vis? Udover ovenstående problemstillinger har man i DONG Energy defineret en hel række udfordringer i relation til at nå målene skitseret i koncernens nye IT strategi, deriblandt at:
- Sikre minimal forstyrrelse af forretningsprocesserne ved sammenlægningen og optimal forretningsunderstøttelse efter sammenlægningen
- Eliminere overlappende/overflødige forretningsprocesser og -applikationer
- Understøtte effektiv og sikker data-integration i hele DONG Energy
- Sikre udnyttelsesgraden af ERP-systemerne
For at sikre at IT-strategien lykkes og at forandringsprocessen styres proaktivt, har man i DONG Energy lagt vægt på at inddrage medarbejderne i processen – så de forstår nødvendigheden og indholdet af forandringerne. Helt konkret har man valgt at gennemføre i alt fire IT benchmarking analyser: Én om året fra efteråret 2006 til efteråret 2009.
Analysen
Analyserne foretages af IT Optima, som også tidligere har foretaget analyser for selskaberne DONG, Elsam, NESA og ENERGI E2 – og med DONG Energys nye benchmarking-indsats er samtlige aftaler omlagt til en fælles koncernaftale. Gennem standardiserede benchmarkinganalyser belyser IT Optima de vigtigste IT-systemers udnyttelse og effektivitet, og med analysen opnår man hos DONG Energy blandt andet:
- En overordnet status på brugertilfredshed, herunder vurdering af strategi og partnerskab, forandringsevne og –vilje, Service Desk m.m.
- Dokumentation af forretningens, IT-medarbejdernes og IT-ledelsens vurdering af målopfyldelse
- En synliggørelse af, hvilke brugere/afdelinger der er tilfredse, og hvilke der skal have ekstra fokus
- Prioritering - løbende allokering af medarbejdere (forretning og IT) til drift kontra projekter
- Et værktøj til at opfange ”unødig” brugerutilfredshed
- Sikring af at brugernes dagligdag fungerer under forandringsprocessen, så de kan udføre deres daglige arbejde
- Sikring af at forandringerne forankres hos brugerne
Brugerundersøgelsen, ”DONG Energy IT Survey 2006” er en helt central del af analysen og skal blandt andet vise, om medarbejderne er tilfredse med IT-systemerne i DONG Energy. Undersøgelsen omfatter 1400 IT-brugere, som er nøje udvalgt for at få repræsenteret alle lokationer, centrale systemer og forretningsområder. I brugerundersøgelsen skal deltagerne svare på, hvordan de oplever support, drift og information på IT-området. Desuden skal de vurdere, i hvor høj grad IT systemerne understøtter de opgaver, som skal løses i det daglige arbejde.
”Det er vigtigt, at vi hele tiden har et billede af, hvordan brugerne opfatter vores service i forhold til dem. På den måde kan vi blive bedre til at møde brugernes behov,” udtaler koncernens IT-direktør, Michael Moesgaard.
Brugerundersøgelsen - og en aktiv anvendelse af resultaterne - er i en sammenlægnings-situation et uvurderligt værktøj til at holde medarbejderne orienterede om processen og sikre kommunikationen mellem IT-afdeling, ledelse og virksomhedens øvrige medarbejdere:
”Vi håber, at deltagerne vil gå ind til undersøgelsen med konstruktive vurderinger, som kan bruges til at gøre os endnu bedre til at levere gode løsninger til IT-brugere i DONG Energy,” siger Michael Moesgaard.
Implementeringsfasen er der, hvor en virksomheds strategi virkelig sættes på prøve, og et kriterium for vellykket implementering er en effektiv formidling af strategien til medarbejderne. Dét, at man hos DONG Energy vælger at køre IT-analysen som en løbende proces med fire analyser over en 4-årig periode, er et vigtigt aspekt i forhold til medarbejdernes involvering. Med en analyseproces, som strækker sig over en længere årrække, sikrer man at motivation og fokus hos både ledelse og medarbejdere fastholdes over tid, og sandsynligheden for at IT-strategien lykkes er derved væsentligt større.